Pelo fim do e-mail

Eu recebo cerca de 180 e-mails por dia. Gasto cerca de duas horas lendo e respondendo apenas aqueles que considero prioritários. Gasto mais uma hora filtrando os restantes: os que podem virar pauta vão para uma pasta especial; os outros são deletados sumariamente. Ao final do processo, fico imaginando todas as atividades produtivas (ou relaxantes) que poderia ter feito naquelas três horas. A minha conclusão é sempre a mesma: minha vida seria muito melhor se o e-mail simplesmente deixasse de existir.

Não sou a única que pensa dessa maneira. Nos últimos anos, a morte do e-mail foi tema de discussão entre empresários, pesquisadores do meio digital e experts em tecnologia. Para alguns, o fim dessa ferramenta é apenas uma questão de tempo, já que a nova geração já dá preferência às redes sociais e aos sites colaborativos. Segundo estudo realizado nos EUA pela comScore, o tempo gasto com e-mail pelos jovens entre 18 e 24 anos diminuiu em 50% nos últimos dois anos. Outors, porém, defendem que esperar não é uma opção: é preciso decretar desde já a extinção desse instrumento que serve apenas para devorar o nosso tempo e diminuir a produtividade.

Thierry Breton, CEO da companhia francesa de TI Atos, faz parte do segundo grupo. No ano passado, ele chocou seus funcionários (e a mídia) ao mandar um memorando banindo o uso do e-mail na empresa. Para se comunicar, os funcionários deveriam usar ferramentas de mensagem instantânea ou documentos compartilhados, que pudessem ser editados online por vários usuários ao mesmo tempo. Em um ano, o volume de mensagens foi reduzido em 20%. A meta é acabar totalmente com o seu uso ainda em 2012. Detalhe: a Atos tem 74 mil funcionários, trabalhando em 48 países.

Como as empresas podem substituir o e-mail? Existem várias possibilidades. Construir uma plataforma onde os departamentos da empresa possam responder a mensagens em fóruns de discussão; usar páginas fechadas ou listas nas redes sociais para organizar a comunicação interna; compartilhar documentos e textos em ferramentas de colaboração coletiva, como o Google Docs; e por aí vai. As grandes empresas estão de olho na tendência: a AOL acaba de lançar a sua plataforma Alto, uma espécie de mistura entre e-mail, Twitter e Pinterest. A ideia é conquistar a nova geração e deixar para trás os programas dos concorrentes como Google e Yahoo.

Ainda não está convencido? Em artigo para a Fast Company, Ryan Holmes, CEO da HootSuite, empresa de gerencialmento de mídias sociais, listou as cinco razões por que o e-mail precisa acabar.

1. Compartilhar e editar documentos no e-mail é contraproducente. Fora a incoveniência de ter que ficar anexando os arquivos, o que acontece quando vários destinatários começam a mexer no documento?

2. O e-mail reduz a produtividade. Hoje em dia, um funcionário corporativo gasta duas horas e 14 minutos por dia lendo e respondendo e-mails, segundo pesquisa da McKinsey.

3. O e-mail é linear, e não colaborativo. Tente marcar uma reunião com um grupo grande de pessoas por e-mail, e verá que a tarefa é quase impossível.

4. O e-mail é o lugar onde as ideias vão para morrer. Inovações brilhantes correm a internet, apenas para acabar presas em um Inbox. Nas plataformas sociais, esse conteúdo é compartilhado e multiplicado em questão de minutos.

5. O e-mail é um buraco negro. Você até pode ser capaz de fazer buscas eficientes na sua Caixa de Correio. Mas, se algum colega tiver que achar algo no seu e-mail, dificilmente conseguirá.

E você, quanto tempo gasta por dia respondendo (ou deletando) e-mails? Acha que sua vida ficaria melhor ou pior sem a sua caixa de correio?

Escrito por Marisa Adán Gil em 23.10.2012